81 / 288
81
DOCUMENT DE RÉFÉRENCE
/
L’ORÉAL 2013
GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE
2
LES PROCÉDURES DE CONTRÔLE INTERNE ET DE GESTION DES RISQUES
(RAPPORT DU PRÉSIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION SUR LE CONTRÔLE INTERNE)
notamment les modalités d’enregistrement des éléments
de bilan ainsi que le recensement et la valorisation des
engagements hors bilan.Elles sont conformes aux normes IFRS,
référentiel des comptes consolidés. La Direction Comptable
duGroupe effectue de façon permanente un travail de veille
sur les nouvelles normes comptables en préparation afin
d’alerter la DirectionGénérale et d’anticiper leurs incidences
sur les comptes du Groupe ;
s
le plan de comptes, commun à toutes les filiales, fournit
les définitions et les modalités d’élaboration du
reporting
nécessaires à l’établissement des comptes.
Les normes de gestion
Les normes de gestion précisent non seulement les règles
applicables à la valorisation de certains comptes significatifs
du bilan et du compte de résultat mais également les contrôles
et validations applicables aux processus clefs.
Depuis l’initiativemajeure,menéeentre2008et 2010,d’examenet
d’améliorationdes normes de gestion et procédures deContrôle
Interne y afférentes, des compléments leur sont régulièrement
apportés et participent ainsi au processus d’amélioration
continue. Ce travail a pour objectif à la fois de répondre
aux constats de l’Audit Interne et de couvrir les domaines
correspondant aux risques comptables et financiers des filiales.
Ce travail a permis de se rapprocher des recommandations
présentées dans le « Guide d’application relatif au Contrôle
Interne de l’information comptable et financière » du Cadre de
Référence de l’AMF.
L’organisation et la sécurité des systèmes
d’information
Les décisions concernant les choix de logiciels adaptés aux
exigences comptables et financières du Groupe sont prises
conjointement par la Direction des Affaires Économiques et la
Direction des Systèmes d’Information.
Au niveau des systèmes d’information, les équipes travaillent
au renforcement des dispositifs de séparation des tâches et
d’amélioration du contrôle des droits d’accès.Des outils ont été
mis à leur disposition pour s’assurer de la conformité des droits
d’accès aux règles du Groupe en la matière.
Les outils de pilotage
Le système de
reporting
mensuel des différents indicateurs
économiques permet de suivre de façon continue et homogène
l’évolution des performances de chacune des filiales et de
s’assurer de leur adéquation avec les objectifs fixés.
L’outil de reporting et de consolidation, utilisé par toutes les
entités, assure la cohérence et la fiabilité des données de
chaque filiale grâce à des contrôles bloquants,avant remontée
au Groupe.À cet effet,le compte d’exploitation par destination,
commun à la gestion et à la comptabilité contribue à renforcer
lamaîtrise des rubriques des états financiers par l’utilisation d’un
référentiel unique.
Par ailleurs,l’organisation duGroupe,qui repose sur un reporting
émanant de chaque filiale et adressé par les pays directement
à la société mère, sans agrégat intermédiaire pour la grande
majorité des filiales, permet d’optimiser la transmission et
l’exhaustivité de l’information, et en particulier de contrôler
l’exactitude des taux de conversion.
Le Directeur Général et le Directeur Financier de chaque filiale
s’engagent ensemble sur la qualité, la fiabilité et l’exhaustivité
des informations comptables et financières qu’ils ont préparées
et transmises à laDirection desAffaires Économiques duGroupe,
ceci au travers d’une lettre d’affirmation qu’ils cosignent.
Le Comité d’Audit
Le rôle et les missions du Comité d’Audit sont décrits plus
haut dans le paragraphe 2.2.2.1. pages 50 et suivantes. Ces
missions sont conformes à l’ordonnance de décembre 2008
sur les conditions d’application de la 8
e
directive européenne
sur le contrôle légal des comptes et s’appuient sur le rapport
du groupe de travail sur le Comité d’Audit publié par l’AMF le
22 juillet 2010.
2.5.4.3.
PROCESSUS CONCOURANT À
L’ÉLABORATION DE L’INFORMATION
COMPTABLE ET FINANCIÈRE
Les processus opérationnels d’alimentation
des comptes
L’ensemble des processus alimentant les comptes,notamment
les ventes,les achats,la gestion des stocks,des immobilisations,
de la paie et de la trésorerie font l’objet de procédures
spécifiques, de suivis, de règles de validation, d’autorisation et
de comptabilisation.
La clôture des comptes, la consolidation
et les informations de gestion
Le processus de clôture des comptes est encadré par des
instructions précises et repose sur un calendrier détaillé et
diffusé à toutes les filiales de façon à assurer le respect des
délais et la cohérence de la préparation des états financiers.
Pour l’établissement des comptes consolidés, des procédures
de validation s’appliquent à chaque étape du processus de
remontée et de traitement des informations.Elles ont pour objet
de vérifier notamment :
s
le correct ajustement et l’élimination des transactions internes
(remontées mensuellement) ;
s
la vérification des opérations de consolidation ;
s
la bonne application des normes comptables ;
s
la qualité et l’homogénéité des données comptables et
financières consolidées et publiées, et la cohérence entre
les données comptables et les données de gestion utilisées
pour l’élaboration des informations financières.
La Communication Financière
Les responsables de la Communication Financière établissent
un calendrier précis de diffusion aux marchés financiers
d’une information à jour sur le Groupe. Ce calendrier est en
adéquation avec les exigences des autorités de marché. Les
responsables vérifient,avec le concours de laDirection Juridique,
que la communication est effectuée dans les délais requis et
en conformité avec les lois et règlements, dont ils assurent une
veille permanente.
Leur rôle est également de publier,avec précision et exactitude,
l’information fournie par la Direction des Affaires Économiques
et la Direction Juridique. Toute information significative