Document de référence 2016

176 – GECINA Gouvernement d’Entreprise Document de référence 2016 Fiscalité Le respect de la réglementation fiscale, et notamment des obligations résultant du régime SIIC, est supervisé par la Direction Comptable et Fiscale qui procède à des revues périodiques et s’appuie selon les cas sur des conseils externes. La Direction Comptable et Fiscale intervient également en soutien systématique dans la gestion des risques fiscaux liés aux opérations d’acquisitions/cessions d’actifs. Gestion financière Les risques financiers (liquidité, taux, solvabilité…) sont gérés au sein de la Direction Financière par le Département Financement, Trésorerie et Business Plan qui suit en permanence l’évolution des marchés, les ratios financiers du Groupe, les projections de trésorerie et le plan prévisionnel de financement mis à jour sur une base mensuelle. La gestion du risque de taux s’effectue par recours à des instruments de couverture dans le cadre d’une politique visant à protéger la société des évolutions des marchés et à optimiser le coût de la dette. Le Département Financement, Trésorerie et Business Plan bénéficie dans ce domaine de l’appui d’un conseil externe. La politique de couverture du Groupe fait l’objet d’un cadre de gestion formalisé définissant notamment les limites de couvertures, les circuits de décision, les instruments autorisés et les modalités de reporting. Les objectifs de gestion sont présentés et validés annuellement au Comité d’Audit et des Risques. Par ailleurs, un reporting des couvertures est quant à lui présenté et validé trimestriellement au Comité d’Audit et des Risques. La gestion du risque de liquidité s’effectue au moyen d’une constante surveillance de la durée des financements, de la permanence des lignes de crédit disponibles, de la diversification des ressources et des contreparties, ainsi que des prévisions mensuelles de trésorerie. La sécurité des flux financiers est assurée quant à elle par la procédure d’organisation des signatures bancaires, mise en place par la Direction Générale et la Direction Juridique, qui confie à un nombre restreint d’intervenants, dans le respect de la séparation des fonctions et dans le cadre de limites précisément définies, des délégations nécessaires au fonctionnement des comptes bancaires. Surveillance du dispositif Gecina est dotée de quatre structures exerçant des activités de surveillance du contrôle interne et des risques : la fonction Risques Immeubles, le contrôle financier, la fonction Risques et Conformité et l’Audit interne. Ces entités sont rattachées à la Direction Maîtrise d’Ouvrage pour ce qui est de la fonction Risques Immeubles, et à la Direction Financière pour ce qui est du contrôle financier. La Direction de l’Audit Interne, rattachée à la Direction Générale regroupe les fonctions Audit interne et Risques et Conformité. Elles rendent compte de leurs activités à la Direction Générale, aux comités spécialisés du Conseil, et notamment au Comité d’Audit et des Risques. La fonction Risques Immeubles La fonction Risques Immeubles est chargée, en soutien des Directions opérationnelles et fonctionnelles, d’identifier et de traiter les risques liés à la sécurité des actifs et des personnes, à la maîtrise des responsabilités, et au respect de l’environnement. Elle constitue une fonction experte responsable de l’animation, de la coordination et du contrôle de la gestion des risques aléatoires. Cette fonction, chargée d’accompagner et d’encadrer, dans son domaine d’expertise, les différentes Directions du Groupe, est également amenée à réaliser des contrôles et faire des recommandations. Plus particulièrement, elle a la charge de procéder à des évaluations des risques sur les immeubles, d’assister les responsables opérationnels dans leurs opérations d’acquisitions/cessions ou de gestion, ainsi que de procéder à des actions de sensibilisation et de formation. Il est à souligner la tenue six fois par an d’une réunion Risques Immeubles à laquelle participent les Directeurs Techniques, les responsables d’entité patrimoniale, des membres du Comité Exécutif et du Comité de Direction. En séance, les risques immeubles ainsi que leurs évolutions sont analysés. Un dispositif de veille 24h/24 et de gestion de crise susceptible d’être déclenché en cas de survenance d’un événement majeur est également en place. Il est constitué notamment d’une cellule de crise, d’une plateforme externalisée à la disposition des locataires et de règles d’astreinte. La fonction de contrôle financier Au travers de ses activités budgétaires et de ses analyses, la Direction du Contrôle Financier contribue significativement à la surveillance et la maîtrise des risques, notamment pour ce qui concerne la gestion locative, les frais de structure, la valorisation du patrimoine et l’élaboration de l’information financière et comptable : ■■ Élaboration et contrôle budgétaire Un budget prévisionnel est établi pour chaque immeuble comprenant les loyers, les travaux et les charges immobilières. Des hypothèses de taux de vacance, de taux de rotation, d’évolution des nouvelles locations et de délai de relocation sont retenues par immeuble. Le suivi budgétaire des immeubles est effectuémensuellement pour la partie loyers et travaux, et au trimestre pour les charges immobilières. Les écarts entre les prévisions et les réalisations sont analysés et justifiés en liaison avec les services opérationnels concernés. En ce qui concerne les frais de structure, les frais de personnel sont suivis mensuellement et les autres frais font l’objet d’un suivi trimestriel ; ■■ Suivi des indicateurs d’activité Ils existent pour chaque secteur afin de mesurer la performance de l’activité locative. Ces indicateurs portent principalement sur le suivi des locations et les congés. La Direction du Contrôle Financier, en liaison avec les Directions opérationnelles, analyse notamment de manière récurrente la vacance, les prix et les délais de relocation, ainsi que les taux de rotation ;