Document de référence 2016

175 GECINA – Gouvernement d’Entreprise Document de référence 2016 La procédure et le planning d’arrêté des comptes sont diffusés à l’ensemble des acteurs concernés et intègrent les tâches de centralisation, de rapprochement et d’analyse nécessaires à la sincérité des informations financières et comptables. Ce processus intègre une revue hiérarchique des travaux d’arrêté de l’ensemble des sociétés du Groupe lors de chaque arrêté et fait l’objet d’une documentation spécifique. D’une manière générale, la fiabilité des informations comptables est assurée par une organisation reposant sur la séparation des fonctions et sur les contrôles et circuits d’informations exercés par les différentes structures du Groupe. La facturation et le recouvrement des loyers et charges sont assurés par les Directions opérationnelles, selon des procédures spécifiques intégrant un ensemble de contrôles détaillés. La prise en compte des principales transactions dans le système d’information comptable est automatisée. Le suivi budgétaire établi à partir du plan de comptes du Groupe et les analyses comparatives qui sont également développées par le Contrôle de gestion assurent un contrôle complémentaire. Les engagements hors bilan sont suivis par entité consolidée, centralisés puis font l’objet d’une revue spécifique semestriellement par l’Audit interne. Gecina s’appuie également sur des conseils externes, notamment pour les aspects fiscaux avec la revue et le suivi des principaux risques et litiges du Groupe. Enfin, s’agissant plus particulièrement de la fiabilité de l’évaluation du patrimoine dans le contexte de l’élaboration de l’information comptable et financière, celle-ci repose sur le processus biannuel des expertises immobilières : la fonction « Valorisations et Expertises » a la responsabilité de coordonner et superviser la réalisation des expertises immobilières, effectuées deux fois par an au moins, dans le cadre des clôtures semestrielles, par des experts indépendants. Cette fonction est ainsi centralisée et dissociée de la responsabilité d’arbitrage des immeubles, du ressort des Directions opérationnelles, afin de garantir la fiabilité et l’objectivité des données relatives aux expertises immobilières. Par ailleurs, des valorisations internes sont effectuées par chaque Direction opérationnelle concernée sur la base des états locatifs actualisés des dernières locations effectuées et l’application d’un taux de rendement par actif tenant compte de l’évolution des marchés en question. Des recoupements sont effectués sur la base des valeurs métriques et des expertises de la période précédente. Le processus des expertises immobilières fait l’objet d’une procédure dédiée, définissant notamment les principes de sélection, et de fonctionnement des campagnes d’expertises. Elle prévoit une information régulière du Comité d’Audit et des Risques sur le déroulement du processus des expertises immobilières. À l’issue de chaque campagne, ce dernier consacre une séance dédiée à la revue des expertises des immeubles et fait procéder, si nécessaire, à des contre- expertises sur certains immeubles. Une sélection des experts a été réalisée sur la base d’un cahier des charges et sous la supervision du Comité d’Audit et des Risques en janvier 2016. Les contrats retenus sont d’une durée de six ans dont une période ferme de trois ans. Les fonctions transverses Au travers des fonctions concernées, seront plus particulièrement évoqués ici les risques de défaillance dans le traitement des données informatiques, les risques de non-fiabilité des informations financières et comptables, ainsi que les risques juridiques, fiscaux et financiers. Informatique L’évolution des systèmes, liée aux besoins des Directions opérationnelles, aux contraintes réglementaires, ou aux risques technologiques, est pilotée par la DSI dans le respect des bonnes pratiques en matière de gestion de projets (spécifications, développements, tests, accompagnement utilisateur). La surveillance 24/7 du bon fonctionnement et de la sécurité des systèmes informatiques est assurée par une équipe dédiée et équipée des outils de gestion d’alerte, qui agit dans le respect de procédures et de plannings prédéfinis. Dans ce contexte, une analyse du bon fonctionnement des systèmes est réalisée en permanence. La DSI étant partie prenante dans la gouvernance de projets en cours, elle organise, à cet effet, des comités de coordination aux différentes étapes de ces projets, afin de garantir en permanence l’adéquation des besoins exprimés avec les automatismes mis en œuvre. La Direction Juridique et Secrétariat du Conseil Les opérations d’acquisition et de cession sont réalisées en recourant à des études notariales soigneusement sélectionnées en fonction de leur fiabilité et de leur compétence, qui sont systématiquement encadrées par les juristes internes, assistés ou non d’avocats spécialisés. Concernant les opérations de gestion locative, les baux des nouveaux locataires et les mandats de commercialisation sont tous rédigés sur la base de standards définis par la Direction Juridique en collaboration avec les services de gestion. Les obligations de justifications annuelles liées aux cartes professionnelles (loi Hoguet) sont suivies par des juristes internes. La Direction Juridique assure le suivi et la gestion des contentieux opérationnels du Groupe et le suivi des filiales avec l’assistance d’avocats spécialisés. Elle assure également le suivi juridique de la société mère, avec la participation d’avocats spécialisés. La Direction Juridique veille au respect de la réglementation applicable, notamment dans le suivi de la rédaction et la validation de certains contrats conclus au sein du Groupe, ainsi que par ses interventions sur des questions spécifiques auxquelles les sociétés du Groupe sont confrontées. D’une manière générale, les risques juridiques sont suivis en interne avec recours, si cela est nécessaire, à des cabinets d’avocats d’affaires parmi les plus réputés.