L'Oréal - Charte fiscale

L'ORÉAL - CHARTE FISCALE Décembre 2018 10 USAGE INTERNE UNIQUEMENT Les autorités fiscales réalisent régulièrement des contrôles fiscaux ou des enquêtes pour vérifier qu’une entreprise s’est acquittée du montant de l’impôt dont elle est redevable en temps et en heure. Par conséquent, la préparation d’un contrôle fiscal fait partie du processus de contrôle régulier pour toutes les entités. La gestion interne des différentes Directions, des Opérations et des correspondants au niveau du Groupe pour fournir en temps et en heure les informations à l’administration fiscale est également très importante. La relation avec les inspecteurs fiscaux ou leurs représentants repose sur : ◆ nos principes éthiques concernant la transparence et les règles anti-corruption ; ◆ et une attitude coopérative et pédagogique fondée sur le respect mutuel avec l’administration fiscale. Selon la réglementation fiscale du pays concerné,il conviendra de prendre en compte les éléments suivants : ◆ les pouvoirs de représentation de la société : le directeur financier et/ou la personne dûment habilitée (il peut y en avoir plusieurs) à signer les documents fournis par ou à l’administration fiscale, doit être clairement identifié et habilité par la direction générale de l’entité concernée ; ◆ les entretiens avec les autorités fiscales : un représentant de la société doit toujours participer à ces entretiens (le directeur fiscal du pays, le directeur financier ou le chef comptable). Les avocats et conseils fiscaux externes doivent rester disponibles pour prodiguer leurs conseils au représentant de la société si besoin. Ils agissent en support du représentant de la société mais jamais en direct vis-à-vis des autorités de contrôle. Il convient de préparer un ordre du jour et un compte-rendu avant et après chaque entretien et rendez-vous avec l’administration à des fins de communication, d’archivage et enprévisiond’uncontentieux éventuel.Toutes les questions soulevées par l’inspecteur doivent être accompagnées de la réponse qui y a été apportée ; ◆ partage de documents : il est essentiel de garantir la sécurité et la confidentialité de tous les documents transmis à l’administration fiscale,quel que soit leur format, (fichiers électroniques, clés cryptées…) ; ◆ archivage : il convient de conserver une liste complète de tous les documents fournis, ainsi qu’une copie de chaque document, pendant toute la durée du contrôle fiscal et pendant 10 ans à l’issue du contrôle en prévision d’un contentieux éventuel ; LES CONTRÔLES FISCAUX Les contrôles fiscaux doivent être gérés avec le plus grand soin, de manière collaborative, dans le respect mutuel, en toute transparence et légitimité. Procédures orales et écrites servant à échanger des interprétations de faits ou de réglementations : il est important de prendre le temps d’expliquer aux inspecteurs fiscaux le contexte et notre interprétation des faits et des lois applicables, et de fournir les documents nécessaires prouvant notre interprétation des faits ou notre compréhension de la loi. Notre politique fiscale recommande clairement d’adopter avec l’administration fiscale ou douanière une attitude coopérative et pédagogique fondée sur le principe du respect mutuel durant les contrôles fiscaux ou douaniers. Les contrôles fiscaux requièrent une expertise et une gestion interne forte. Expertise et précision sont cruciales pour respecter les procédures de l’administration fiscale. Il convient d’anticiper et préparer régulièrement les contrôles fiscaux et les enquêtes (au moins une fois par an) ainsi que les éléments nécessaires à leur bon déroulement. Dès le démarrage d’un contrôle fiscal, les DAFs doivent solliciter les fiscalistes et les conseils fiscaux pour les renseigner et les alerter sur les points critiques de la procédure de contrôle. Il convient d’organiser une réunion de lancement et des réunions régulières avec les parties prenantes internes (service comptable, service juridique, finance, service fiscal, service informatique…) et le conseil fiscal pour préparer (1) la présentation de la société aux contrôleurs fiscaux, (2) la collecte des données,même à des fins de communication dématérialisée, (3) les documents requis par les autorités fiscales, (4) le calendrier prévisionnel et le retro-planning de chaque session avec les contrôleurs fiscaux.