Document de référence 2017

Gouvernance, risques, gestion des risques et contrôle interne 3 Rapport du Président du Conseil d’administration sur le gouvernement d’entreprise, le contrôle interne et la gestion des risques 3.1.3.4 Surveillance permanente du dispositif de contrôle interne La mise en place d’une approche globale et formalisée du contrôle interne permet ainsi : ♦ d’appréhender la qualité des contrôles dans les filiales par notamment : • l’évaluation d’une utilisation efficace des ressources (humaines, matérielles ou financières), • la justification des investissements et des dépenses, • l’adéquation entre les actions menées en local avec la stratégie et les directives du Groupe ; ♦ d’améliorer les pratiques opérationnelles et financières par des actions correctrices et d’optimisation permettant de remédier aux déficiences constatées ; ♦ d’assurer un suivi efficace du respect de ces procédures et contrôles. L’année 2016/2017 a été orientée sur la revue des processus liés aux décaissements dans les principales filiales étrangères : ♦ identification et revue des procédures mises en place par le biais d’un questionnaire ciblé ; ♦ analyse critique des procédures mises en place dans les filiales ; ♦ accompagnement à la rédaction de procédures complémentaires, L’objectif étant de s’assurer de la bonne applicationdes préconisations et guidelines mises en place au sein du Groupe. La revue du processus de production a également été un axe de revue majeur sur l’exercice avec les objectifs suivants : ♦ la mise à jour du processus d’allocation des coûts projets ; ♦ la cartographie du processus et l’analyse des contrôles clés ; ♦ la réalisation d’une série de tests sur des points clés du processus. L’année 2016/2017 a été marquée par le lancement de plusieurs projets de refonte de la sécurité des principales applications financières du système d’information (ERP, trésorerie). Les objectifs principaux de ces projets seront finalisés sur le prochain exercice fiscal et visent à : ♦ s’assurer de la parfaite adéquation entre les accès attribués aux utilisateurs et leurs besoins opérationnels ; ♦ accroître la proactivité des équipes informatique dans la gestion des accès informatiques en cas de changement d’affectation d’un salarié ; ♦ disposer d’outils de contrôle interne permettant notamment d’identifier les conflits de séparation des tâches pouvant exposer le Groupe à des risques de fraude et de mettre en place les contrôles compensatoires nécessaires ; ♦ homogénéiser les processus de contrôles liés aux accès informatiques entre les différentes filiales par la rédaction de procédure de contrôle groupe. Une revue des contrôles généraux informatiques a par ailleurs été réalisée sur l’exercice par nos Commissaires aux comptes sur une sélection d’application clés (gestion du référentiel, gestion des temps, ERP). 3.1.3.5 Assurances et couverture des risques La politique de gestion des assurances s’inscrit dans le cadre global de la gestion des risques. Elle vise à protéger le Groupe et les personnes contre les conséquences d’événements potentiels identifiés qui pourraient les affecter. Pour tirer parti de son implémentation internationale, Ubisoft concilie une couverture harmonisée des risques globaux et une gestion spécifique des risques locaux. Les principaux programmes d’assurance coordonnés par le Groupe concernent : ♦ l’assurance responsabilité civile entreprise : depuis 2013, ce programme mondial vise à couvrir : • la responsabilité civile d’exploitation, • la responsabilité civile produit – incluant le retrait des marchandises, • la responsabilité civile professionnelle. Ce programme permet d’avoir une couverture homogène et coordonnée sur toutes les filiales d’Ubisoft ; ♦ l’assurance transport et stockage : le Groupe se positionne en plateforme de service proposant une couverture négociée, avec une limite de couverture maximale. L’ensemble des filiales européennes et canadiennes y ont souscrit ; ♦ l’assurance responsabilité civile des mandataires sociaux : celle-ci est destinée à couvrir toutes les réclamations à l’encontre des dirigeants de droit ou de fait ainsi que les frais de défense et frais annexes ; ♦ l’assurance risque crédit client : Afin de se prémunir contre les risques d’impayés, le Groupe a mis en place une police globale permettant une mutualisation des risques à laquelle une large majorité des filiales de distribution (1) a souscrit ; ♦ l’assurance dommages aux biens et perte d’exploitation : ce type d’assurance est géré directement par les entités locales pour tenir compte des spécificités de leur activité et des opportunités de couvertures locales ; ♦ des couvertures spécifiques, telles que les assurances véhicules, santé et prévoyance des salariés, déplacement, expatriés. Celles-ci sont gérées localement en fonction des besoins et des réglementations locales. À travers ces programmes, le Groupe recherche à la fois une couverture large et solide des risques et porte une attention particulière aux conditions financières proposées. Le total des primes versées au titre des polices d’assurance en vigueur au cours de l’exercice clos au 31 mars 2017 s’est élevé à 1 267 K€ hors assurance-crédit. (1) Représentant 80 % du chiffre d’affaires Groupe hors Digital à fin mars 2017 - Document de référence 2017 59