Document de référence 2017

Gouvernance, risques, gestion des risques et contrôle interne 3 Rapport du Président du Conseil d’administration sur le gouvernement d’entreprise, le contrôle interne et la gestion des risques intégration journalière des écritures bancaires, émission automatisée des paiements,…) optimise et améliore les traitements et garantit une plus grande fiabilité des processus comptables. Les outils de consolidation et de prévisions de gestion sont utilisés par l’ensemble des sociétés du Groupe, permettant une vue exhaustive et homogène des activités, des données comptables et financières. Ils contribuent ainsi à améliorer l’efficacité du traitement de l’information. De même, la sécurité des données informatiques et des traitements fait l’objet d’une attention particulière. Le département de sécurité et de gestion du risque en collaboration avec l’IT veille constamment à améliorer les niveaux de contrôle qui garantissent : ♦ la disponibilité des services et des systèmes ; ♦ la disponibilité, la confidentialité, l’intégrité et la traçabilité des données ; ♦ la protection des services connectés contre les accès non autorisés ; ♦ la surveillance du réseau contre les menaces internes et externes ; ♦ la sécurité et la restauration des données. Ces systèmes sont principalement hébergés dans nos centres de données internes, mais également chez des partenaires fournissant des services infonuagiques (Cloud) et des logiciels services (SaaS). Des audits de sécurité, dans le cadre de notre démarche qualité, sont réalisés en amont comme en aval afin de garantir la sécurité du système d’information. Les processus de production et de consolidation des comptes Les comptes de chaque filiale sont établis, sous la responsabilité de leur dirigeant, par les services comptables locaux qui s’assurent du respect des contraintes fiscales et réglementaires de leurs pays respectifs. Ces comptes font l’objet d’une revue limitée sur les comptes semestriels des filiales les plus significatives et d’un audit complet par les auditeurs pour la plupart des filiales lors de la clôture annuelle. La remontée des informations comptables, sous forme de reporting mensuel standardisé s’effectue en fonction d’un calendrier défini par le département consolidation et validé par laDirection administrative. Chaque filiale doit ainsi appliquer les procédures existantes et communes au Groupe en ce qui concerne l’enregistrement des données comptables lors des reportings mensuels, des clôtures semestrielles et annuelles et des prévisions trimestrielles. Les reportings des filiales sont établis selon les principes comptables du Groupe, qui sont formalisés dans unmanuel des principes Groupe mis à disposition de toutes les filiales. Les liasses de consolidation font l’objet d’un audit ou d’une revue limitée par rapport à ce manuel des principes comptables du Groupe. Les informations comptables des filiales sont récupérées, réconciliées puis consolidées dans un logiciel central, HFM d’Oracle, sous la responsabilité du département consolidation. Ce logiciel permet de procéder automatiquement à des vérifications et contrôles de cohérence sur les flux, le bilan, certains comptes du compte de résultat, etc. Il permet une remontée fiable et rapide des données et vise à sécuriser les comptes consolidés. La Société se donne les moyens de réduire et fiabiliser le processus de production des comptes consolidés. Le département consolidation a ainsi établi des procédures, réactualisées périodiquement, permettant aux filiales d’optimiser la compréhension et l’efficacité des outils, ainsi que de garantir l’homogénéité des données comptables et financières publiées : ♦ établissement d’un plan de compte groupe ; ♦ mise en place d’un mapping entre les comptes sociaux et les comptes consolidés ; ♦ établissement d’un manuel utilisateur liasse de consolidation ; ♦ établissement d’un manuel de consolidation ; ♦ établissement d’un manuel de principes comptables. Le département consolidation mène aussi une veille constante permettant de suivre et anticiper l’évolution de l’environnement réglementaire applicable aux sociétés du Groupe. Les procédures de validation de l’information comptable et financière L’information comptable et financière d’Ubisoft est élaborée par la Direction administrative sous le contrôle du Président- Directeur général, la validation finale étant du ressort du Conseil d’administration sur la base de la présentation faite par le Comité d’audit. Les comptes consolidés font l’objet d’une revue limitée au 30 septembre et d’un audit au 31 mars par les Commissaires aux comptes du Groupe. La Direction administrative travaille en collaboration continue avec les Commissaires aux comptes afin de coordonner le processus de clôture et d’anticiper les traitements comptables significatifs. Des interventions ponctuelles en cours d’exercice comme la revue de pré-closing avant chaque arrêté semestriel et annuel permettent d’anticiper et d’étudier au préalable des problématiques comptables spécifiques. Cette revue systématique permet de réaliser des clôtures plus sereinement et de réduire les délais d’établissement des comptes consolidés. Au plan international, la revue des comptes dans certaines filiales est assurée par les réseaux KPMG et Mazars, co-Commissaires aux comptes de la société Holding. Leur représentant local effectue toutes les diligences exigées dans les pays respectifs en matière de commissariat aux comptes. Cette organisation contribue à l’harmonisation des procédures d’audit. Le Groupe communique trimestriellement sur le chiffre d’affaires et semestriellement sur les résultats. Le département consolidation transmet et contrôle les informations comptables mentionnées dans les communications financières du Groupe relatives aux comptes consolidés. Processus de gestion de l’information financière externe Le département communication financière diffuse, auprès des actionnaires, des analystes financiers, des investisseurs, etc., les informations financières nécessaires à la bonne compréhension de la stratégie du Groupe. Tous les communiqués financiers et stratégiques sont revus et validés par la Direction générale. L’information financière est diffusée dans le strict respect des règles de fonctionnement des marchés et du principe d’égalité de traitement des actionnaires. - Document de référence 2017 58