Document de référence 2017

Responsabilité sociétale de l’entreprise 4 Indicateurs sociétaux ❙ 4.4.5 SOUS-TRAITANCE ET FOURNISSEURS 4.4.5.1 Prise en compte des enjeux sociaux et environnementaux dans la politique d’achat Les politiques Achats sont coordonnés au niveau Groupe et exécutées localement, pour assurer l’impartialité du processus de sourcing et encourager une mise en concurrence saine. La mise en place progressive de contrats cadres globaux s’effectue en tenant compte des enjeux opérationnels et de la criticité des achats. Le département achats élargit constamment son scope d’actions pour accompagner les filiales dans leur processus d’achats et pour s’assurer de leur cohésion au niveau du Groupe. Des outils de communication et de suivi sont déployés dans le Groupe afin de garantir le bon partage d’information et le suivi des processus Achats. En particulier, la charte éthique Groupe a pour objectif de prémunir Ubisoft des conflits d’intérêts et ainsi garantir des achats équitables et intègres. Les filiales du Groupe choisissent de plus en plus de s’approvisionner auprès d’entreprises soucieuses du respect de l’environnement, des communautés locales et des droits humains et incluent dans leurs appels d’offres des clauses qui garantissent le respect des droits fondamentaux de l’OIT et/ou demandent à leurs prestataires de confirmer leur engagement en faveur de l’environnement (ex : France – Allemagne) Les filiales peuvent adapter leur approche pour tenir compte d’enjeux RSE spécifiques. Ainsi, Au Canada, le site de Toronto a établi une liste de certifications environnementales servant de critère d’achats (EnergyStar, BirdFriendly, Rainforest Alliance Certified, FSC…). ÀMontréal, la sélection du prochain restaurateur du site est en cours sur la base de critères sociaux ou environnementaux. En France, les sites de Montreuil ont négocié depuis 2016 un contrat d’électricité issue exclusivement d’énergies renouvelables. La plupart des sites continuent d’encourager les partenariats avec les fournisseurs présentant les meilleures garanties en termes de respect de l’environnement et d’engagement social à prestation et budget égaux. 4.4.5.2 Prise en compte de la responsabilité sociale et environnementale des fournisseurs et sous-traitants Ubisoft est attaché à la responsabilité sociale de ses fournisseurs, notamment en termes d’insertion de personnes en difficulté. Le Groupe les invite ainsi, lors d’appels d’offres effectués en France, à soumettre toute information montrant leur implication pour privilégier et favoriser l’insertion professionnelle de personnes en difficulté. Ubisoft tient également à recourir à des fournisseurs respectueux de l’environnement. La quasi-totalité des usines de fabrication des assembleurs d’Ubisoft dans la zone EMEA sont ainsi certifiées ISO 9001, garant du processus « Sécurité et qualité », ou encore ISO 14001, spécifique à l’environnement. Parmi ces fournisseurs, le principal partenaire logistique d’Ubisoft est davantage engagé dans une démarche environnementale : également certifié ISO 50001 pour son système de gestion de l’énergie et « Green Partner » par Sony, ce partenaire s’assure aussi que ses fournisseurs respectent les exigences légales en matière de substances interdites. Plusieurs sites ont mis en place une politique de sélection de fournisseurs incluant des critères de sélection environnementaux, sociaux ou éthiques dans les appels d’offres : ♦ en France, le prestataire en charge du nettoyage des locaux de Montreuil a été sélectionné en raison de son utilisation très faible de produits d’origine chimique ; ♦ au Canada, le projet de réaménagement des locaux de Montréal a été confié à une agence spécialisée dans la conception durable et l’architecture LEED, qui intègre des considérations environnementales et responsables depuis la conception des projets à leur concrétisation. 4.4.5.3 Sous-traitance Dans le cadre de son activité de production, d’édition et de distribution de jeux vidéo, Ubisoft a recours occasionnellement à la sous-traitance notamment pour les prestations afférentes au conseil informatique, aux développements externes/free-lance et activités annexes. En 2016, celle-ci représente 18 % des achats et charges externes Groupe. ❙ 4.4.6 LOYAUTÉ DES PRATIQUES 4.4.6.1 Prévenir la corruption Ubisoft porte une attention particulière au traitement équitable de ses fournisseurs, équipes et prestataires et condamne toute forme de fraude, délit, ou conflit d’intérêt susceptible d’entacher la relation engagée avec ses différents partenaires. Le Groupe continue de renforcer la formalisation des processus anti-corruption au-delà des procédures existantes : Des procédures Groupe sont déployées sur l’ensemble de nos sites : ♦ les procédures d’engagement des dépenses sont formalisées et définissent notamment les principes d’autorisation et de validation de dépenses en fonction de seuils. Pour les flux d’achats les plus significatifs, ces processus sont matérialisés directement dans des outils comme « Peoplesoft » pour les achats relatifs à la production de produits finis et « Mint » pour les achats relatifs au marketing ; ♦ le code d’éthique pour les achats gérés par le Groupe rappelle les lignes directrices (équité, impartialité, intégrité, légalité, loyauté, honnêteté) et illustre des situations pouvant donner lieu à des conflits d’intérêts et la politique d’Ubisoft à l’égard des acheteurs (refus de tout cadeau fournisseur au-delà d’un certain montant…) ; ♦ une politique de transparence renforcée par le département des achats se base sur un suivi systématique des transactions et un système de passation des commandes impliquant plusieurs personnes afin de valider les différentes étapes d’une transaction. - Document de référence 2017 120