Document de référence 2016

171 GECINA – Gouvernement d’Entreprise Document de référence 2016 l’entreprise, cette feuille de route fixe de nouveaux objectifs de progrès au niveau de l’exploitation des actifs ainsi que pour le développement des programmes immobiliers, tout en impliquant les partenaires et les clients de Gecina dans la réduction de son empreinte carbone élargie. Fonction RSE La fonction RSE est rattachée à la Direction Transformation, Marketing et RSE. Avec l’appui des Directions opérationnelles concernées, elle pilote la structuration de la stratégie RSE ainsi que sa déclinaison opérationnelle grâce à des plans d’actions et à un reporting dédié. Elle s’assure également de la valorisation de ses performances auprès des évaluateurs extra-financiers. Signe de l’intégration de la RSE dans le pilotage et la gouvernance de l’entreprise, les indicateurs clés, l’atteinte des objectifs et les décisions structurantes en matière de RSE sont présentés au Comité Exécutif, au Conseil d’Administration, au Comité d’Audit et des Risques ainsi qu’au Comité Stratégique. L’analyse de la performance de Gecina concernant les enjeux identifiés comme matériels par Gecina et ses parties prenantes, c’est-à-dire porteurs de risques et d’opportunités pour l’entreprise, révèle l’efficacité des plans d’actions déployés et guide les mesures correctives. Les indicateurs sont calculés à partir des données collectées auprès de l’ensemble des Directions de l’entreprise concernées, et vérifiés par un organisme tiers indépendant accrédité. Ils s’inspirent des référentiels internationaux et sont conformes à l’art R. 225-105-1. Le chapitre 7 du Document de référence présente les enjeux matériels, la stratégie en place, les mécanismes d’intégration aux métiers de l’entreprise et les plans d’actions pour chaque enjeu matériel. Modalités de diffusion interne des informations pertinentes Les processus de communication interne d’informations pertinentes, fiables et diffusées en temps opportun aux acteurs concernés s’appuient en premier lieu sur les applications de production « métiers » et « finance ». Ces dernières mettent à disposition de leurs utilisateurs les états de suivi et les modules de consultation nécessaires à l’exercice de leur activité. À un second niveau, l’informatique décisionnelle qui s’appuie sur les entrepôts de données et les outils d’analyse du Groupe permet l’élaboration des divers tableaux de bord et états de contrôle budgétaire nécessaires au pilotage des activités. Les outils collaboratifs (Intranet, messagerie électronique, Internet…) assurent enfin un accès et un partage rapide des informations. L’outil Intranet sert notamment au partage des organigrammes et procédures du Groupe, de la documentation, des archives ainsi que des informations pertinentes relatives aux immeubles. Des espaces « réseau » partagés ainsi que des communautés Intranet permettent également la diffusion de modèles ou d’états de contrôle entre les Directions. Un accès sécurisé à partir de terminaux mobiles ou d’Internet est en place pour les fonctions qui le nécessitent. Gestion des risques Le dispositif de contrôle interne de Gecina s’appuie sur le dispositif de gestion des risques afin d’identifier les principaux risques à maîtriser et dont le traitement nécessite la mise en place de contrôles. Le dispositif de gestion des risques est rappelé au paragraphe 5.1.9.1. et décrit au paragraphe 7 du chapitre 1 « Risques ». Activités de contrôle Les procédures de contrôle interne, ayant pour objet la maîtrise des risques associés aux opérations de la société sont décrites notamment, au travers de processus majeurs : la valorisation du patrimoine, la gestion locative, l’élaboration et le traitement de l’information comptable et financière et les fonctions transverses. Valorisation du patrimoine Les principaux risques visés dans ce processus sont les risques associés à l’autorisation et au suivi des investissements, désinvestissements et travaux, ainsi que les risques liés à l’entretien et à la sécurité des immeubles. Investissements Les principales orient ations du Groupe en matière d’investissement d’actifs sont fixées dans le cadre d’un business plan stratégique et déclinées au sein du budget. La maîtrise des risques associée à l’autorisation des investissements (portefeuilles d’actifs, société à prépondérance immobilière et projets de développement) est assurée par un processus de validation qui repose sur une étude technique, juridique, fiscale, environnementale et financière notamment. Le processus d’investissement est formalisé au sein d’une procédure diffusée et suivie par les équipes de la Direction Investissements et Arbitrages. Ce processus est mené par la Direction Investissements et Arbitrages avec le soutien des fonctions supports (Direction Juridique, Direction Financière et Direction Maîtrise d’Ouvrage notamment). Il intègre également l’assistance de conseils extérieurs (avocats, notaires, fiscalistes, auditeurs…) et experts immobiliers. Un comité d’analyse intermédiaire appelé le « Steering Committee » a pour objet d’analyser les dossiers d’investissements envisagés. Il est composé des membres de la Direction Investissements et Arbitrages portant le dossier, les représentants de chacune des autres Directions du Groupe, et notamment pour la Direction du Patrimoine Immobilier, d’un représentant de la fonction commerciale, un représentant de la fonction Maîtrise d’ouvrage, et ainsi qu’un représentant de la fonction technique. Les Directions du Contrôle Financier, Juridique et de la RSE en sont également des membres permanents. La constitution des dossiers d’investissements fait l’objet de règles et de paramètres précis formalisés au sein d’une procédure. Les dossiers d’investissements traités en « Steering