Document de référence 2016

169 GECINA – Gouvernement d’Entreprise Document de référence 2016 Les Comités Exécutif et de Direction du Groupe sont relayés par des comités spéciaux dont l’objet est d’être informés, d’exprimer un avis et de suivre les opérations relevant de leurs domaines de compétence. Parmi ces derniers, le Comité d’Investissements et de Désinvestissements se réunit afin d’examiner les projets d’acquisitions ou de cessions en cours présentés par la Direction Investissements et Arbitrages. Le Comité de pilotage RSE qui se réunit sur une base mensuelle a pour mission d’anticiper les axes sur lesquels Gecina doit structurer sa démarche, de définir les objectifs et plans d’actions associés, de s’assurer du respect de la stratégie RSE et d’organiser des comités thématiques. Enfin, la communication entre la Direction et l’ensemble du Groupe est notamment assurée par un Comité Management qui se réunit régulièrement et constitue une instance d’information et de partage. Organisation du Groupe Le Groupe est constitué de la société mère et des filiales incluses dans le périmètre de consolidation. La gestion du Groupe est organisée de manière centralisée auprès d’équipes et services communs qui appliquent les mêmes méthodes et procédures pour l’ensemble des sociétés (cf. 1.4. « Organisation du Groupe et organigramme »). Définition des responsabilités et des pouvoirs Les responsabilités accordées aux collaborateurs sont formalisées au travers de descriptions d’emplois et de délégations de pouvoirs, trouvant leur prolongement dans les procédures de gestion du Groupe. Les descriptions d’emplois sont rédigées par la Direction des Ressources Humaines et les délégations de pouvoirs sont établies par la Direction Juridique. Des organigrammes détaillés sont par ailleurs en libre accès au travers des outils de communication interne. Les organigrammes et délégations de pouvoirs sont actualisés en fonction des évolutions de l’organisation du Groupe. En outre, d’autres supports de communication interne tels que l’Intranet ou le guide remis à chaque nouveau collaborateur permettent de préciser les responsabilités et pouvoirs de chacun. Gestion des Ressources Humaines La DRH du Groupe veille au développement de son patrimoine humain. À ce titre, elle a en charge le recrutement et l’intégration des collaborateurs, la gestion, la formation ainsi que le développement de leur carrière. Garante d’un climat social de qualité, elle veille au respect des obligations légales et sociales du Groupe et entretient un dialogue permanent avec les organisations syndicales au travers des représentants du personnel du Groupe. Ainsi, les mesures collectives relatives à la gestion des ressources humaines font régulièrement l’objet d’informations, de consultations ou de négociations débouchant sur la signature d’accords spécifiques. La politique RH du Groupe vise à favoriser un environnement professionnel de qualité, exempt de toute forme de discrimination et encourageant la diversité ainsi que le développement professionnel de ses salariés. Elle est déployée au travers de nombreux dispositifs tels que les process en place en matière de recrutement, de formation, ou de gestion des carrières ainsi que les engagements pris en matière d’égalité professionnelle hommes/femmes, d’emplois des jeunes, des seniors, ou des handicapés. Système d’information Le système d’information automatise un nombre toujours croissant de processus dans les domaines de la gestion immobilière, de la gestion comptable et financière, de la gestion des ressources humaines, par le biais de progiciels et d’interfaces entre serveurs internes et en mode cloud . La mise en œuvre sur 2015-2016 de Cassiopae RE constitue un référentiel patrimonial qui structure les fonctions de gestion de relation avec les clients et de pilotage des consommations des immeubles. La sécurisation du système et de ses données est devenue un enjeu critique pour Gecina. Cette dernière est notamment assurée par des procédures d’habilitation, des applications de sécurité logique et des traitements de sauvegarde réguliers des données et des systèmes. Les supports des sauvegardes sont doublés et conservés auprès d’un prestataire spécialisé. Les systèmes critiques sont hébergés dans un local protégé dont l’accès est sécurisé. La reprise d’activité est assurée au moyen d’un plan de secours formalisé et testé annuellement avec la participation des utilisateurs. Un contrat de « back-up » auprès d’un prestataire externe permet par ailleurs d’assurer la poursuite de l’activité de la société en cas d’indisponibilité des systèmes d’information suite à un sinistre majeur. Par ailleurs, les expérimentations d’espaces de coworking et de télétravail ont été l’occasion de revisiter les outils des collaborateurs et d’en équiper une bonne partie de tablettes et smartphones. Outre des systèmes d’analyse, d’interception et de secours, des stress-tests sont diligentés régulièrement afin d’apprécier l’exposition de Gecina à ces risques. Procédures de gestion Les procédures de gestion du Groupe s’inspirent des bonnes pratiques et permettent de renforcer la sécurité des opérations en positionnant les contrôles nécessaires. Elles sont accessibles par tous les collaborateurs au travers des outils informatiques de communication interne. La coordination et l’accompagnement nécessaire à l’évolution du référentiel de procédures et leurs mises à jour sont assurés par l’Audit interne et la fonction « Risques et Conformité ». Charte d’éthique L’ensemble des règlements, dispositions et procédures internes ont été complétés par la mise en œuvre de la charte éthique du Groupe. Établie conformément aux valeurs fondamentales de Gecina et ratifiée par le Conseil d’Administration, la charte éthique a été diffusée à l’ensemble des collaborateurs et rendue publique sur son site Internet et l’Intranet. En 2016, un travail de mise à jour de la charte a été effectué et diffusé à l’ensemble des collaborateurs. Elle s’articule autour de neuf enjeux principaux : ■■ respect de la réglementation ; ■■ engagements du Groupe vis-à-vis de ses parties prenantes ; ■■ responsabilité sociétale du Groupe ;