Document de référence 2017

Gouvernance, risques, gestion des risques et contrôle interne 3 Rapport du Président du Conseil d’administration sur le gouvernement d’entreprise, le contrôle interne et la gestion des risques propre direction et équipe managériale et est responsable de la mise en œuvre des stratégies destinées à assurer la réalisation des objectifs ainsi définis ; ♦ les directions fonctionnelles : en collaboration avec la Direction générale, elles participent conjointement à la définition des principes directeurs, dans les domaines comptables, financiers, juridiques, fiscaux, informatiques et ressources humaines et assistent les filiales dans leur mise en place. Des déplacements spécifiques sont effectués dans les filiales afin de réaliser des audits et des formations, de faire des recommandations afin de veiller à ce que le contrôle interne soit satisfaisant. Ces directions sont détaillées au paragraphe « Les activités de contrôle » ; ♦ les équipes financières et comptables : présentes dans toutes les filiales du Groupe, elles assurent une double mission d’expertise et de contrôle, gérant le suivi budgétaire, la préparation des comptes. DES OBJECTIFS ET DÉLÉGATIONS CLAIRS La répartition des pouvoirs et des responsabilités est clairement définie par les organigrammes. Afin de permettre aux différentes équipes opérationnelles de mener à bien leurs objectifs, des délégations de pouvoir, opérationnelles et bancaires, ponctuelles ou récurrentes sont mises en place et régulièrement revues par la Direction de la trésorerie assistée par la Direction administrative, en fonction de l’évolution du rôle, des descriptions de postes et des responsabilités des délégataires. La Direction générale définit les règles de délégations applicables et déclinables en filiales. Chaque filiale significative dispose ainsi, à son niveau, de procédures de contrôle interne locales (délégation de signature bancaire, contrôle des opérations courantes, séparation des tâches entre le signataire et le préparateur du paiement, limitation des paiements par chèques garantissant une prévention efficace contre la fraude,…). De même, les objectifs budgétaires sont définis annuellement par la Direction générale et suivis au niveau de chaque filiale par les équipes comptables et financières. Le suivi de la performance de l’activité est sous la responsabilité des équipes de contrôle de gestion : au niveau des filiales, ces équipes fournissent les informations chiffrées pertinentes aux responsables opérationnels leur permettant ainsi de prendre les décisions de pilotage nécessaires. Elles remontent périodiquement ces informations, sous forme de reporting standardisé, aux équipes siège qui les consolident et analysent les écarts entre les objectifs et le réalisé. POLITIQUE DE RESSOURCES HUMAINES La politique des ressources humaines est au cœur du dispositif de contrôle interne et de son efficacité. Les équipes de ressources humaines en filiales sont chargées de concevoir et de mettre en œuvre la politique, les programmes et les outils nécessaires pour répondre aux objectifs de recrutement définis au niveau du Groupe tout en s’assurant du développement du potentiel et des compétences de chacun. Ces équipes ont aussi pour rôle de faire respecter les dispositions réglementaires locales et d’appliquer les politiques du Groupe concernant l’amélioration des performances collectives et individuelles sous forme d’évaluations régulières, de plans de développement, de formations adaptées, d’attributions de stock- options ou de souscriptions à des plans d’épargne, etc. DES OUTILS ET MODES OPÉRATOIRES ADAPTÉS Les équipes informatiques fournissent aux différents métiers les outils adaptés à leur activité. Elles définissent, implémentent et opèrent ces outils. La gamme d’outils utilisée est constituée de logiciels commerciaux et d’outils développés en interne. Cette gamme évolue du fait des besoins croissants en gestion et analyse de l’information dans le respect des standards de sécurité en vigueur chez Ubisoft. Un effort similaire d’amélioration continue des processus et de documentation est mené par chaque filiale et équipe. Cet effort inclut aussi la revue régulière et mise à jour des procédures afin d’en garantir l’uniformité. Ces procédures sont mises à disposition des équipes concernées grâce aux outils collaboratifs développés par le Groupe. Les procédures liées à la production de l’information comptable et financière sont décrites au paragraphe 3.1.3.3. 3.1.3.3 Les activités de contrôle Outre le dispositif de gestion des risques, le Groupe bénéficie de nombreux processus de contrôle à tous les niveaux de la Société. Les directions fonctionnelles du siège jouent notamment un rôle essentiel, en assurant la conformité des actions des filiales avec les directives du Groupe tout en les aidant dans leur gestion des risques, notamment lorsque les équipes locales n’ont pas les compétences suffisantes. L’organisation centralisée de ces fonctions « support » permet une diffusion uniforme des grandes orientations et objectifs de la Direction générale : ♦ la Direction du contrôle de gestion assure le suivi de la performance de la Société grâce à un suivi opérationnel centré autour d’un reporting mensuel de toutes les filiales du Groupe. Elle anime également les réunions rassemblant la Direction générale et les directions opérationnelles et financières, où sont étudiés les différents indicateurs du reporting et l’analyse des écarts entre les comptes réalisés et les prévisions initiales, pour permettre d’affiner les prévisions trimestrielles, semestrielles, annuelles et pluriannuelles en fonction du réalisé et des perspectives de marché remontées par les équipes locales et opérationnelles. Les contrôleurs financiers suivent l’ensemble du cycle de reporting financier et interrogent constamment les filiales sur leur performance, leurs résultats et leur activité. Ils définissent et communiquent ensuite les objectifs financiers pour l’exercice en cours. La Direction du contrôle de gestion procède également deux fois par an à une revue approfondie des prévisions pluriannuelles, et ce de manière cohérente avec les choix stratégiques retenus par le Groupe. L’ensemble de ces processus constitue une composante majeure du dispositif de contrôle interne du Groupe, ainsi qu’un outil privilégié de suivi et de pilotage des opérations des filiales. Ils permettent à la Direction du contrôle de gestion de jouer un rôle d’alerte auprès de la Direction générale sur les conséquences financières et les niveaux de performance des différentes opérations menées chaque fois que nécessaire. Par ailleurs, la Direction du contrôle de gestion procède régulièrement à un alignement des processus de gestion - Document de référence 2017 56