Document de référence 2016

39 GECINA – Présentation du Groupe Document de référence 2016 Un domaine sera : ■■ standard : si l’ensemble des indicateurs « standards » est évalué et satisfait ; ■■ performant : niveau standard atteint et l’ensemble des indicateurs « performants » est évalué et satisfait ; ■■ très performant : niveau performant atteint et au moins un indicateur « très performant » est satisfait. La performance d’un actif est calculée en effectuant la somme de ses performances par risques pondérés selon le niveau de risque des domaines (échelle de 1 à 9). Le résultat obtenu conditionne l’obtention ou non d’un trophée (bronze, argent ou or). Nota : un actif doit avoir à minima l’ensemble de ses 18 domaines évalués en standard pour prétendre à l’obtention d’une médaille. La répartition pondérée des trophées sur l’ensemble du patrimoine est calculée en pondérant chaque actif par sa valeur financière et en appliquant les pondérations interdomaines. Une cartographie des risques accessible aux locataires et aux entreprises intervenantes La plateforme web dédiée permet également d’assurer la transparence vis-à-vis des clients en matière de risques. Ces derniers peuvent consulter les dossiers techniques amiante, plomb dans les peintures, ICPE (Installations Classées pour la Protection de l’Environnement), TAR (tours aéroréfrigérantes), l’État des Risques Naturels Miniers et Technologiques (ERNMT) de leur immeuble. Les consignes générales et spécifiques en cas de risques majeurs (naturels et/ou technologiques) sont également mises à leur disposition sur la plateforme. Transparence également auprès des entreprises référencées chez Gecina qui, pour les immeubles sur lesquels elles interviennent, disposent d’un login/mot de passe pour accéder aux informations concernant l’amiante, le plomb, consultation étendue depuis 2014 aux dossiers ICPE (Installation Classée pour la Protection de l’Environnement), TAR (tour aéro- réfrigérante) et antennes. La généralisation de l’affichage de QR code sur chaque site leur permet également de consulter la plate-forme, directement sur place via un smartphone ou une tablette sous Androïd et Iphone. Un système de management des risques audité chaque année par un contrôleur externe indépendant L’audit externe a été réalisé fin 2016-début 2017 pour contrôler la cartographie sur les trois axes suivants : ■■ l’appréciation de la qualité des autoévaluations et de la qualité du processus de transmission et consolidation des données (sur sept domaines en auto-évaluation, six ont été vérifiés en 2016 (plomb peintures, ICPE, TAR, ascenseurs, équipements techniques et antennes) à partir d’un échantillonnage des actifs concernés, choisis de manière aléatoire par l’auditeur ; ■■ le contrôle des résultats obtenus par rapport aux engagements de Gecina sur 2016 (taux d’évaluation des indicateurs à 99 %, niveau de performance global pondéré à 98 %, l’obtention de trophées or et argent sur a minima 70 % du patrimoine pondéré financièrement et, en intégrant les trophées bronze, l’obtention a minima de 90,2 % du patrimoine pondéré) ; ■■ la vérification du caractère approprié de l’évolution du dispositif de cartographie, liée à la politique Gecina et les recommandations préconisées par l’auditeur en début 2016, portant notamment sur : - - la pertinence de l’évaluation des risques et de leur réduction, - - l’amélioration continue du dispositif. Résultats 2016 de la cartographie des risques immobiliers tous domaines confondus Le niveau d’assurance raisonnable a été confirmé en 2016 avec les conclusions suivantes : « À l’issue de l’audit, il a été constaté que le système d’évaluation et de gestion des risques immobiliers mis en place pour les besoins de Gecina est performant et permet un pilotage permanent et efficace du patrimoine de Gecina. L’audit réalisé dans les locaux de Provexi a permis de vérifier la qualité du dispositif, les procédures d’échange des informations, les renseignements de la cartographie et les contrôles croisés. Cette procédure est rigoureuse d’une part sur la qualité des éléments renseignés et sur la cohérence métier et réglementaire. Il a permis également de qualifier les actions de veille juridique effectuées par Provexi et de vérifier le processus et les contrôles mis en place par Provexi dans le cadre de cette veille. La partie de l’audit dédiée aux entretiens avec les opérationnels permet de confirmer que le remplissage des kits est fait consciencieusement sur les bases des éléments en leur possession, de leur compréhension des questions des kits et des modalités de réponses. Enfin, l’audit a confirmé que Gecina est engagée dans une volonté d’amélioration continue de son dispositif de gestion des risques et que cela porte à la fois sur le réglementaire, le métier, l’optimisation des processus et l’ergonomie du système. Cet engagement se traduit par une progression générale des indicateurs de performance et l’atteinte de l’ensemble des objectifs fixés pour l’année 2016. ». L’attestation fournie par l’audit externe est présentée en fin de cette partie.